We willen allemaal slimmer werken. Meer doen in minder tijd. In mijn vorige column heb ik al een aantal concrete tips gegeven om meer ruimte in de agenda te creëren. Met de volgende tips zul je tijd besparen met e-mailen;
E-mail check;
Hoe vaak check jij je e-mail op een dag? Staat jouw mail de hele dag open terwijl je aan het werk bent? Fijn dat je alles binnen ziet komen, maar echt productief is het niet. Als je de mail gebruikt als actielijst kun je niet planningmatig en dus niet echt efficiënt werken. Hoe kan het beter? Check op een aantal vaste tijdstippen je mail, niet meer de hele dag door. Omdat de mail niet meer een afleiding is, kun je beter focussen. Het is ook handig om de pop-ups van de binnenkomende mails (tijdelijk) uit te zetten. Dit voorkomt dat je constant getriggerd wordt door een nieuw mailtje. Het is even wennen misschien, maar het werkt wel.
De 2-minutenregel;
Bedenk dat alles wat je binnen twee minuten kunt doen, je beter nu gelijk kunt doen in plaats van uit te stellen. Door een 2-minutentaak uit te stellen en op een actielijst te plaatsen, ben je meer tijd kwijt dan door het direct te doen.
Deze regel is heel goed toepasbaar bij het verwerken van bijvoorbeeld e-mail (tijdens de geplande mailmomenten) of post. Train jezelf om deze klusjes ook echt binnen twee minuten te doen, gebruik desnoods een timer. Door deze regel goed toe te passen leer je al snel welke mails wat meer aandacht (en dus tijd) nodig hebben, die je vervolgens inplant in je agenda. Zitten er mails bij die je direct kunt afhandelen? Dan hanteer je de 2-minutenregel!
Andere voorbeelden van 2-minutenacties;
een document opzoeken;
sommige telefoontjes;
iets archiveren;
een bestelling plaatsen.
De onderwerpregel;
Verstuur alleen e-mails met een duidelijke onderwerpregel. Mails met een duidelijke onderwerpregel bevatten genoeg informatie, zodat de ontvanger al weet wat er van hem gevraagd of verwacht wordt. Bovendien worden deze e-mails eerder en beter gelezen en dus sneller behandeld. Een goed opgestelde onderwerpregel van een e-mailbericht kan het verschil maken. Het levert veel duidelijkheid en overzicht op, ook voor de ontvangers. Dus.. hoe concreter hoe beter!
Mark Zuckerberg, oprichter van Facebook, heeft een bijzondere timemanagement filosofie. Want wat valt er op als je hem bekijkt op een foto… Juist, hij draagt altijd een grijs T-shirt. Dit is niet omdat hij een beroerde smaak heeft (over smaak valt niet te twisten), maar om niet dagelijks bezig te hoeven zijn met onbelangrijke beslissingen. Hoe minder tijd hij per dag besteed aan zijn kledingkeuze, hoe meer tijd hij overhoudt voor, in zijn geval, Facebook en de ontwikkeling ervan.
“I really want to clear my life so that I have to make as few decisions as possible about anything except how to best serve this community,” stelt hij tijdens een vragenronde van een vergadering bij Facebook in Silicon Valley.
Mark Zuckerberg is niet de enige, denk aan Steve Jobs in zijn zwarte coltrui. Deze timemanagement gedachte wordt ondersteund door een psychologisch onderzoek en de theorie dat zelfs het maken van kleine beslissingen in het dagelijks leven, energie kosten. Denk aan; kledingkeuze, ontbijtkeuze en hoe laat je naar je werk vertrekt.
Met andere woorden; gebruik je energie efficiënt! Creëer jouw eigen effectieve routines voor kleine onbeduidende dingen tot een vast patroon en je kunt veel tijd besparen. Je kunt dan je volledige aandacht richten op de zaken die er wel toe doen.
Hiermee heb ik je natuurlijk even op het verkeerde been gezet, want van tomaten word je echt Pomodoro Space4moreniet veel productiever. Van een methode die de “Pomodoro-techniek” wordt genoemd, echter wel. Dit is een makkelijke methode om aan te leren, waarbij je gebruik maakt van een kookwekker om je tijd in blokjes te verdelen. De naam is zo ontstaan omdat de bedenker, Francesco Cirillo, een kookwekker gebruikte in de vorm van een tomaat.
De techniek bestaat uit de volgende stappen:
Besluit om te beginnen welke taak je op gaat pakken. Een grotere taak verdeel je eerst in kleinere subtaken die beter “behapbaar” zijn.
Stel dan de kookwekker in op 25 minuten. Werk in die 25 minuten geconcentreerd aan de taak totdat de wekker afgaat. Probeer je ondertussen niet te laten afleiden door mailtjes, collega’s of de telefoon.
Dan is het tijd voor een korte pauze van vijf minuten. Even ontspannen, koffie drinken, een frisse neus halen of gewoon even niets doen. Na de korte pauze zet je de wekker weer op 25 minuten en ga je weer geconcentreerd werken aan de taak.
Na 3 à 4 “Pomodoro’s” neem je een langere pauze van ongeveer 30 minuten. Dit proces herhaal je een aantal maal totdat de taak volbracht is.
En waarom werkt deze techniek nu echt?
We kunnen ons niet altijd even goed focussen, het gevaar van afleiding loert constant. Door externe prikkels of omdat we gewoon weinig geconcentreerd zijn. Onze concentratieboog is dan ook een op en neergaande curve. Iedere keer als je wordt gestoord, worden je hersenen als het ware even ‘gereset’ en moeten ze opnieuw ‘opstarten’. Het duurt elke keer een aantal minuten voordat je weer maximaal gefocust bent. De Pomodoro-techniek werkt met korte blokken en door het zetten van de wekker, heb je onbewust een betere motivatie en een hoger concentratievermogen. Ook door het tikkende geluid wordt je focus vergroot en kun je zo je takenlijst veel beter afwerken.
Vind je het nog steeds lastig om prioriteiten te stellen? Vraag jezelf dan ‘MOET IK DIT NU DOEN?’ bij elke taak of mail die er binnenkomt. Door deze vraag op vijf manieren te stellen, met de klemtoon steeds op een ander woord, ontleed je de vraag als het ware. Wees kritisch met het beantwoorden van deze vraag. De conclusie kan zijn dat de taak niet bij jou hoeft te liggen of niet op dit moment uitgevoerd hoeft te worden.
Heb jij al een kikker gegeten vandaag? Dat klinkt niet heel smakelijk, nietwaar? Dit principe komt uit de Amerikaanse Timemanagement bestseller “Slik die kikker!” van Brian Tracy.
Het komt neer op het volgende: Als je in de ochtend als eerste een levende kikker doorslikt, is dat hoogstwaarschijnlijk het ergste wat je die dag zal overkomen. Met andere woorden; stel de meest vervelende taak niet uit, maar pak die als allereerste op. Dan heb je dat achter de rug en zal al het andere wat je nog te doen hebt alleen nog maar meevallen. Bovendien geeft het eten van die ‘kikker’ de grootste voldoening, juist omdat je er zo tegenop zag.
Probeer het maar eens! En dat kan dus gewoon zónder kikker…
In de dagelijkse werkzaamheden worden we vaak geconfronteerd met het stellen van prioriteiten. Welke taak is er nu belangrijker? En is de taak dringend of belangrijk? Dringende taken vragen direct om aandacht, maar zijn niet altijd even belangrijk. Belangrijke zaken hebben te maken met het behalen van resultaten en zijn niet altijd dringend. Deze taken blijven daarom ook nog wel eens liggen, zeker als het aanbod dringende taken groot is. Ik geef je drie tips om beter prioriteiten te kunnen stellen.
Door het maken van een planning van je werkzaamheden krijg je inzicht in de taken die er liggen. Maak hierbij een onderscheid tussen ‘dringende’ en ‘belangrijke’ taken of beide. De taken met het label ‘dringend én belangrijk’ krijgen de hoogste prioriteit. Daarna worden de belangrijke (niet dringende) taken opgepakt. Probeer de dringende (niet belangrijke) taken over te dragen aan anderen. Als er zich op een gegeven moment een calamiteit voordoet, vraag je dan af hoe belangrijk of urgent de te nemen actie is. Misschien is het dan ook nodig om je planning aan te passen. Het is ook belangrijk om je dagelijkse planning niet helemaal vol te plannen, hierdoor houd je altijd tijd vrij voor ad hoc acties, ook als ze niet zo belangrijk zijn.
Heb je last van een overvolle planning? Heb je behoefte aan meer invloed op je eigen werkzaamheden?
Uit onderzoek is gebleken dat 75% van de professionals aangeeft dat de efficiency binnen hun organisatie beter kan. Zelfs 80% van de medewerkers ervaart een te hoge werkdruk.
Stel je eens voor dat je niet meer wordt geleid door mails of documenten “waar je nog iets mee moet”. Dat je weer regie hebt over je tijd? Hoe fijn zou het zijn als je een ad hoc situatie kunt oplossen zonder paniek of chaos? Graag deel ik met jou vijf handige tips om meer grip te krijgen op je agenda.
Blok tijd in de agenda voor bijvoorbeeld lezen, archiveren en voor administratie. Dit kunnen wekelijks of maandelijks terugkerende afspraken zijn die op een door jou gekozen tijdstip staan.
Start op en sluit af
Start je dag met het maken van een planning. Open niet direct je mail, maar beslis wat de drie belangrijkste hoofdtaken zijn die moeten gebeuren die dag en zet deze in je agenda. Probeer zo gedisciplineerd mogelijk te werken aan de betreffende activiteit in de tijd die je hiervoor ingepland hebt.
Beëindig de werkdag met een terugblik; wat is er gedaan, wat is er blijven liggen? Maak voor de dag erna een planning bestaande uit de drie belangrijkste hoofdtaken die gedaan moeten worden, inclusief de activiteiten die zijn blijven liggen.
60/40 Regel
Houd je agenda “ademend”. Dat wil zeggen dat je alleen de zaken inplant waar je ook daadwerkelijk aan toe komt. Dit bestrijkt maximaal 60% van je dag. Dus 60% voor afspraken en acties en 40% voor overige zaken. Je houdt zo genoeg tijd over voor ad hoc zaken, voorbereiding en calamiteiten. Als je hier in je planning al rekening mee houdt, kun je zelfs al tijd over houden!
Vijf = tien
Plan reëel, denk je vijf minuten nodig te hebben voor een taak? Plan er tien!
Focus
Tot slot; stop met multitasken! Focus is de sleutel tot een verhoogde productiviteit.
Timemanagement staat voor het procesmatig, effectief en efficiënt plannen en uitoefenen van activiteiten en taken met als doel de effectiviteit, efficiëntie en productiviteit te verhogen. Timemanagement helpt je dus om meer te doen in minder tijd.
In bepaalde productieberoepen kan dit heel efficiënt zijn. Maar tegenwoordig zijn we meer en meer kenniswerkers. En hoe meer lijstjes je af te werken hebt, hoe minder tijd er over blijft om na te denken of voor rustmomenten. En juist daar gaat het mis. Want creativiteit en inspiratie, de denkprocessen weer aan de gang krijgen, ontstaan juist in die momenten van rust.
We leven in een informatiemaatschappij. En we krijgen nogal wat informatie te verwerken…De Amerikaanse psycholoog George Miller schreef in 1956 een artikel: “The magical number seven, plus or minus two” (Psychological Review). Hierin toonde hij aan dat mensen in staat zijn om tussen de 5 en 9 eenheden aan informatie bewust kunnen verwerken. Dit houdt in dat bij de meeste mensen geldt; het korte termijn geheugen houden gemiddeld 7 elementen aan informatie vast.
Het gaat in het mis bij het gebruik van ons geheugen. We kunnen simpelweg niet alles onthouden of verwerken. Onze informatieconsumptie moeten we dan ook proberen zo effectief in te zetten en het aller belangrijkste, we zullen keuzes moeten maken….
Heerlijk, die welverdiende vakantie, maar bij terugkomst staat je een onaangename verrassing te wachten… je volle mailbox. Je wist dat je veel mail kreeg, maar je wordt keihard met je neus op de feiten gedrukt ná je vakantie.
Wég uitgerust gevoel. Na het wegwerken van al die mails heb je bijna wéér vakantie nodig. En dat terwijl dat helemaal niet nodig is. Met een paar simpele stappen heb jij in No Time je mailbox weer piekfijn in orde.
1. Vóórdat je op vakantie gaat: Ruim op!
Het begint al voordat je op vakantie gaat. Zorg dat je helemaal bij bent met je mail (m.a.w. dat je inbox dus leeg is) vóór je op vakantie gaat. Dit kun je doen door:
Acties te maken van mails die tot ná je vakantie kunnen wachten;
of mails over te dragen aan een collega die nìet kunnen wachten
Werk je nog niet vanuit een lege inbox; maak dan een map ARCHIEF aan en sleep alle mails van vóór je vakantie daar in. Grote kans dat deze na je vakantie niet meer relevant zijn en geen urgente acties meer bevatten. Vaak weet je echt wel of er nog iets heel belangrijks tussen zit, en die mail pik je er zo weer tussen uit. De mails heb je om die reden ook niet verwijderd, je hebt ze alleen maar uit beeld gehaald.
2. Vóórdat je op vakantie gaat: Communiceer slim
Vermeld duidelijk in de afwezigheids-assistent dat je in de periode van je afwezigheid, je mail niet leest en dat deze ook niet door iemand anders opgepakt gaat worden.
En met het vriendelijke verzoek om de belangrijke zaken ná de vakantieperiode nog eens te mailen. Op die manier geef je op een subtiele en nette manier aan dat jij op korte termijn die persoon van dienst kunt zijn. En geef je de afzender de mogelijkheid om een andere oplossing te vinden.
3. Vóórdat je op vakantie gaat: Plan een blok
Plan ook voordat je weggaat, de eerste werkdag ná je vakantie vrij van vergaderingen en afspraken (of voor zover mogelijk). Dit kun je doen door bijvoorbeeld je automatische antwoorden bij afwezigheid één dag langer aan te laten. Zo denken velen dat je nog niet beschikbaar bent en heb je waarschijnlijk wat minder afspraken. Blok ook tijd in je agenda om weer “bij te raken”. Neem hier de tijd voor. Een half uurtje is waarschijnlijk niet genoeg. Zeker als je je weer even moet inlezen in de status van bepaalde projecten, heb je echt wel een blok van een aantal uur nodig.
4. Ná je vakantie: Verwijder ruis
Alle mails die nu binnengekomen zijn, zijn van tijdens je afwezigheid. Omdat het ongefilterd binnenkomt in je postvak in, zal hier waarschijnlijk ook nog veel “ruis” tussen staan. Onbelangrijke mails, zoals nieuwsbrieven, afwezigheidsmeldingen van collega’s etc, die je niet hoeft te bewaren. Haal deze mails er direct tussen uit en verwijder ze.
TIP: Groepeer eerst op gesprek! Door selecties te maken op bijvoorbeeld “onderwerp” of gesprek kun je op deze manier hele gesprekken in één keer verwijderen.
Kies ook eens voor de selectie “pictogram:
Hiermee selecteer je op “soort” en kun je in één keer alle agendaverzoeken etc. verwerken.
5. Ná je vakantie: Handel af binnen 2 minuten
Alle mails die je nu overhoudt zijn nog wel belangrijk of je moet er nog wat mee. Sorteer op groep of persoon (als je bij de mailbox onderaan begint heb je kans dat een collega er wat al van gezegd heeft en dan hoef jij misschien niet meer te reageren). Handel die mails die je direct en binnen 2 minuten kunt afhandelen direct af. Dit zijn echt alleen die mailtjes die je snel en direct kunt beantwoorden. Ruim die mails na het beantwoorden ook direct op in de juiste map, of verwijder ze als ze niet meer belangrijk zijn of kunnen worden.
6. Ná je vakantie: Verwerk tot acties
Nu rest er nog een groep mail die belangrijk is én waar je wat mee moet, en die je niet direct kunt afhandelen. Deze mail verwerk je op een effectieve manier door om te zetten tot een actie (eventueel mails die bij elkaar horen in één actie samenvoegen) in je agenda of als taak.
En bepaal heel duidelijk de Eerst Volgende Actie. Zorg dat deze actie:
Heel duidelijk is wat je moet doen. Je moet in één keer zien wat er van je verwacht wordt.
En een “hapklaar brokje” is. Grote taken schieten er meestal bij in, want deze zijn niet overzichtelijk.’
Laat de afzender ook even weten dát én wanneer je met deze mail aan de slag gaat. Dan word je daar ook niet meer over lastiggevallen.
Met deze zes simpele stappen kost het je niet weken om door je je mail heen te worstelen én direct weer het gevoel te hebben dat je wéér op vakantie moet.
Wil je echt altijd een opgeruimde mailbox? Dan doe je er goed aan om een training “Efficiënt met Outlook” te volgen alleen, of samen met je collega’s. In deze training leer je effectief je mail verwerken, hoe je werkt vanuit één slim systeem en hoe je meer overzicht krijgt op je activiteiten en planning.
Als we veel te doen hebben, maken we ons vaak druk, en vooral in ons hoofd. We schakelen van het één naar het andere onderwerp en laten ons (af)leiden door onze gedachtes. Dat is dan ook stoorzender nummer één. Hoe kun je die gedachtes bedwingen en meer rust creëren? Door gebruik te maken van een goed systeem waar je je hoofd in kunt legen.
Velen van ons doen dit al, maar maken dan gebruik van meerdere systemen. Een soort ‘back up’ op je ‘back up’ als het ware. En dit werkt juist weer averechts. Want als je én lijstjes, taken in Outlook, post-its, en acties in notitieblokken noteert, ben je juist meer aan het zoeken naar je acties dan dat je ze kunt uitvoeren. Meerdere systemen gaan elkaar juist in de weg zitten en de kans dat je iets vergeet is alleen maar groter. Het moeten zoeken op meerdere plekken naar taken, acties en andere zaken geeft juist stress.
Vertrouw dus op één systeem. Een goed “things to do today book” of je takenlijst/ agenda in Outlook zijn hier prima systemen voor.
Waarom lijstjes vaak niet werken:
Te lang – demotiverend. Je krijgt het niet af..
Er staan te grote zaken op à projecten. Vaag en onduidelijke acties.
Geen tijd. Je schat verkeerd in en krijgt halve zaken
Niet concreet. Niet duidelijk wat de actie is. Dit nodigt niet uit en blijft liggen.
Prioriteiten zijn niet helder. Niet effectief. Denk aan de kwadranten!
Systemen bv. een goed “Things to do today boeken, Outlook.
Concreet maken – De sleutel tot succes is voor het écht uitvoeren van je acties. Het concreet maken doe je als volgt. Per actie bepaal je wanneer je deze gaat uitvoeren én hoeveel tijd je hiervoor wilt reserveren. En stel je een prioriteit aan je actie is de kans vele malen groter dat hij uitgevoerd gaat worden.
Hou rekening met Ad Hoc à Plan niet 8 uren vol, maar beperk het tot 5 tot 6 uur per dag en hou dus 2 tot 3 uur vrij voor onverwachte zaken. (60/40)
