Auteur: Lisanne Hage

We zitten massaal thuis (alleen of met het hele gezin) door de coronacrisis én moeten ook nog werken. Niet iedereen is gewend om thuis te werken, maar nu worden we er ineens toe gedwongen. Met de vele rollen die we nu moeten vervullen als ouder, werknemer, juf of meester, lijkt een productieve werkdag onmogelijk.

Thuiswerken biedt heel veel flexibiliteit en vrijheid. Probeer je niet geheel vast te pinnen op de uren die je normaal op kantoor maakt, want de situatie en je omgeving is nu eenmaal anders. Misschien heb je ook wel kinderen thuis en dat zorgt voor de nodige onrust. Dus hoe zorg je er nu voor dat je tóch je werk af hebt én alle andere rollen goed vervult?

Hoe kun je ervoor zorgen dat je met thuiswerken toch nog super productief bent? Met deze tips kom je een eind op weg.

Houd je aan een routine
Dat wil zeggen, zorg voor een patroon in je dagen. Wij mensen zijn namelijk echt routine-dieren (ook al denk je zelf van niet). Hoe de samenstelling van je dag eruitziet, bepaalt in grote mate je productiviteit en energieniveau.

Dus sta op normale tijd op (ook zonder de reistijd). Kleed je aan alsof je een gewone werkdag hebt (niet de hele dag in een onesie rondlopen), en start op tijd. Deze routine zorgt ervoor dat je echt makkelijker aan het werk gaat. Dus hou je aan de routine die je ook zou doen als je wel gewoon naar kantoor zou gaan. Structuur in je dagen aanbrengen zorgt voor duidelijkheid, het zorgt ervoor dat je gemotiveerd blijft en dat de tijd veel sneller voorbijgaat!

Zorg voor een prettige werkomgeving
Het is namelijk een risico dat je niet in een werkritme komt als je niet in een echte “werkomgeving” zit. Richt hiervoor dus een plek in. Bij voorkeur in een andere ruimte, zodat je werk en privé weer kunt scheiden. Maar als dit geen optie is, dan volstaat de keukentafel uiteraard ook. Maar maak daar dan een (ergonomische) werkplek van.

Zorg er voor dat je geen afleidingen in beeld hebt zoals; een tv op de achtergrond of een volle wasmand, die nog gedaan moet worden.

Let daarbij ook op dat de middelen kloppen, heb je een goed scherm, een goede internet verbinding etc? En zorg ervoor dat je een goede werkhouding aanneemt.

Laat je niet afleiden
Dit is een van de allerbelangrijkste tips om productief te zijn, of je nu op kantoor zit of thuis. Je mail, de kinderen, telefoon, de nieuwsberichten zijn allemaal stoorzenders. En thuis is er nog een hele belangrijke stoorzender: huishoudelijke klussen. Dit zijn uitvluchten waar je op je werk minder mee te maken hebt. Even een wasje opvouwen tussendoor of de vaatwasser uitruimen is niets anders dan uitstelgedrag…

Om gedurende het thuiswerken niet in de verleiding te komen om constant andere dingen te doen, kun je het beste de stoorzenders elimineren:

• Zet email notificaties uit: verwerk op een aantal gekozen momenten (bijvoorbeeld 3 keer per dag) je e-mail. Je schakelt de verschillende meldingen voor e-mail (in Outlook) eenvoudig uit via de volgende stappen in het menu: BESTAND > OPTIES > E-MAIL > scrol naar ‘ONTVANGST VAN BERICHT’ > Vink alle opties uit > OK.
• Zet ook je telefoon op stil en zet alle meldingen uit. Het leidt enorm af als je ziet dat je nog gemiste appjes hebt bijvoorbeeld.
• Plan een blok in voor het nieuws,  zodat je dáár weer helemaal bij mee bent. (Dus niet de hele tijd tussendoor naar nieuwssites gaan).
• Ook de ruimte waar je zit kan hierbij helpen. Een aparte ruimte (als dit mogelijk is) zorgt ook voor een duidelijke grens tussen werk- en privémomenten. Met kinderen kun je afspreken dat ze deze ruimte bijvoorbeeld niet in mogen als jij aan het werk bent.
• Doe de huishoudelijke klussen in een pauze.

[Met kinderen] Maak duidelijke afspraken met je kinderen wanneer je wel en niet gestoord mag worden. Afhankelijk van de leeftijd van de kinderen kun je bepalen hoe lang dit is. Als je weet dat dit lastig is, dan kun je ook met je partner afspreken wie er de “beurt” heeft voor de kinderen. Zo kun je allebei een blok ongestoord werken.

Stel kaders
Werk en privé lopen nu veel makkelijker door elkaar heen, dus zorg ervoor dat je een werk/privé balans behoudt. Dit kan door heel duidelijke kaders te stellen. De uren zullen waarschijnlijk anders zijn dan op kantoor. In één stuk 8 uur werken zal waarschijnlijk meer versnipperd worden over de hele dag. 

Je hebt geen omgevingsdruk, minder vaste afspraken, geen bijklets-momenten met collega’s aan het koffiezetapparaat of de gezamenlijke lunchpauze. Gevaar is dat je de hele tijd zit te werken en weinig in beweging kom. Of je bent half aan het werk en half met de kinderen bezig.

Maak daarom werkblokken van bijvoorbeeld 2 uur waarin je geconcentreerd aan de slag gaat. Probeer jezelf voor elk blok een doel te stellen en dit dan ook te halen. Tussen de werkblokken plan je een korte pauze. Neem dan ook echt even pauze. Ga naar buiten voor een wandeling, doe een spelletje met de kinderen o.i.d.

 [Met kinderen] Spreek duidelijk af wanneer je er voor de kinderen bent. Wanneer is het “kindertijd”, “school- of werktijd”. Wat verwacht je van ze en wanneer moeten ze zichzelf even vermaken of kunnen ze met jou iets ondernemen? Maak hier duidelijke afspraken over met ze. Voor hen is deze structuur ook heel erg belangrijk.

Ben je met beide ouders thuis? Maak dan samen een plan. Stem met je partner af wie op welke momenten kan werken en wie er voor de kinderen is. 

Werk met een kompas in plaats van een klok
Allereerst is het belangrijk om duidelijk te weten wát je gaat doen en welke doelen behaald moeten worden. Maak hierover heldere afspraken met je leidinggevende.

Wat nu belangrijker is dan ooit: je gaat werken op basis van resultaat en niet op basis van je normale uren. Je hebt hierin zelf de verantwoordelijkheid om je tijd in te delen, die vrijheid is er nu. Zolang je het beoogde resultaat behaalt, maakt het dus in principe niet uit hoelang of wanneer je hiermee bent bezig geweest.

Wees hierin transparant naar je leidinggevende en houd je uren alsnog bij waar je deze aan besteed hebt. Dit geeft inzicht en duidelijkheid voor jezelf, maar ook voor je leidinggevende, mocht dat nodig zijn.

Maak een planning
De meest gemaakte fout bij het thuiswerken is dat je geen goede planning hebt.  Als je je dagplanning maakt plan je éérst grote taken, daarna de kleinere, minder grote (belangrijke) zaken. Het is bewezen dat het voltooien van een taak het geluks-stofje endorfine losmaakt in je hersenen, echter het probleem is het starten met die taak. Zeker als het een vervelende is. Uitstelgedrag is bij thuiswerken een grote valkuil, zeker als er ook nog allerlei afleidingen op de loer liggen.

Dus welke van alle taken pak je dan als eerste op?  Jawel, de meest vervelende taak. Ofwel slik die kikker!! Dit is de “Eat the Frog-methode”. (“Eat that Frog” is een management boek van auteur Brian Tracy). De gedachte is dat als een kikker doorslikken het ergste is wat je vandaag moet doen, je dit maar beter meteen doet. Dan ben je ervan af. Een ander geheugensteuntje is Denk aan DERK! (=Doe Eerst de Rot Klussen!!)

Door die taken éérst af te handelen, heb je dat vast achter de rug en hoef je die in ieder geval niet meer uit te stellen. Daarbij is het afronden van een “rot” klus dubbel zo bevredigend.

Zorg dat je alle acties die je wilt doen ook daadwerkelijk oppakt. Klein beginnen is hier een effectieve strategie, dus start eens drie taken die echt belangrijke zijn en die je echt moet doen. Alles wat je daarna nog meer kunt doen is mooi meegenomen.

[Met kinderen] Thuiswerken met kinderen maakt een werkdag van acht uur heel lastig. Dus dat je net zo productief zult zijn als anders, is een illusie; ‘Accepteer dat’. Wat helpt is om bij het starten in ieder geval één doel te omschrijven dat je die dag of in een blok wilt afronden.

Hou contact
En tot slot, nu je je huisgenoten meer dan ooit ziet, is het ook belangrijk om het contact met je collega’s en leidinggevende te blijven onderhouden. Niet alleen voor status updates, maar ook voor een praatje zo nu en dan.

We zitten tenslotte allemaal in dezelfde situatie. Als je weet wat er bij je collega’s speelt dan kun je daar ook weer makkelijker op anticiperen. Want, jij hebt het misschien zwaar met kinderen in combinatie met thuiswerken, een ander heeft juist alle ruimte en tijd door het gedwongen thuiszitten. Door transparant te zijn en te blijven communiceren, blijf je op de hoogte van elkaar en kun je elkaar af en toe even een helpende hand toesteken.

Want, uiteindelijk moeten we het toch samen doen, in deze corona-tijd.

Met het ‘hybride werken’ zijn er verschillende mogelijkheden wáár we kunnen werken; op kantoor, thuis, of elders. Bij veel bedrijven zijn de agenda’s opengesteld voor elkaar en dan is het natuurlijk heel handig om aan je collega’s te laten weten of je beschikbaar bent of niet. Of dat je vanuit huis werkt. Iets wat natuurlijk nu nog heel veel gebeurt, maar hoe zit dan in de toekomst? Dan heb je misschien meer afwisselende dagen tussen je thuiswerkplek of op kantoor.

Wist je dat je dit heel makkelijk in je Outlook agenda kunt aangeven?
Als je een Outlook-agenda afspraak opent dan zie je boven in het lint het blokje WEERGEVEN ALS. Wellicht had je het weleens gezien, maar wanneer gebruik je welke status?

Bij het aanmaken voor een nieuw agenda item, kun je kiezen voor verschillende opties:

Beschikbaar (Free): Deze optie geeft aan dat je wel iets in je agenda hebt staan, maar dat je toch “vrij” bent voor andere zaken. Dit gebruik je bijvoorbeeld voor een deadline voor jezelf, een reminder of vakantie van collega.

Voorlopig bezet (Tentative): Deze kun je gebruiken om een afspraak in optie te plaatsen. Je agenda wordt voorlopig bezet met een blauwwit-gestreepte rand. Dit zie je in de agenda als je een afspraak nog niet of voorlopig geaccepteerd hebt. Ook geef je hiermee aan dat deze afspraak in overleg te verplaatsen is.

Werkt Ergens anders (Working Elsewehere): Betekent dat je niet op kantoor beschikbaar bent, dus ergens anders zoals op een afspraak of thuiswerkend. Deze optie is dus juist in deze tijd een status die je veel kunt gebruiken! En hiermee kunnen juist de online afspraken wel gepland worden én doorgang vinden.

Bezet (Busy): Betekent dat je bezet bent en niet beschikbaar voor iets anders. Het balkje aan de zijkant is helemaal gekleurd.

Niet aanwezig (Out of Office): Je bent vrij. Je hebt bijvoorbeeld een privé-afspraak, een vrije dag of vakantie.

Bij het aanmaken van een nieuw agenda-item staat deze standaard op ‘BEZET’. Je kunt dit ook naderhand per afspraak of per reeks aanpassen.

Het handige van de status is dat je meer duidelijkheid geeft in  je agenda en je hiermee echt aangeeft wat onderhandelbaar is of waar nog ruimte is. Dat maakt het afstemmen met collega’s uiteindelijk ook gemakkelijker. Nog een voordeel; MS Teams neemt deze status ook over!

Wil je ook meer ruimte in je agenda? Dan doe je er goed aan om een training “Efficiënt met Outlook” te volgen. Alleen, of samen met je collega’s. In deze training leer je effectief je mail verwerken, hoe je werkt vanuit één slim systeem en hoe je meer overzicht krijgt op je activiteiten en planning.