Beantwoording: Geef binnen 24 uur een reactie Voorkom dat afzenders je gaan stalken met de vraag; “heb je mijn mail wel ontvangen?” Om die reden is het slim om een realistische reactietijd te hanteren. De ideale reactietijd is binnen 24 uur. Dit kan ook een simpele reactie zijn (binnen die 2 minuten) bijvoorbeeld “Ik heb je/uw mail gelezen. Ik heb het ingepland en kom er dan en dan op terug.” Soms kún je namelijk niet binnen die 24 uur een uitgebreide reactie geven op de mail omdat er uitzoekwerk of een bespreking aan voorafgaat. Het is in dat geval belangrijk om de afzender te laten weten dat je de mail gezien hebt en er op bepaalde termijn op terug gaat komen.
Maak afspraken over inschakelen afwezigheid assistent Doe dit voor externe en interne mail, en óók wanneer je maar één dag afwezig bent. Een vraag die ik vaak tegenkom; “Kan dit ook automatisch ingesteld worden?” Helaas is dit (nog) niet mogelijk om dit standaard in te stellen als je een vaste roostervrije dag hebt.
Gebruik een duidelijke onderwerpregel die aanzet tot actie; Start je onderwerpregel die al aangeeft wat er verwacht wordt van de ontvanger. Bijvoorbeeld: “Verzoek | …” “Ter goedkeuring | …..” “Ter info | ….” Een mail met een duidelijke onderwerpregel wordt eerder geopend, gelezen en behandeld!
Formuleer efficiënt en duidelijk Een goede zakelijke mail is het beste kort en bondig opgesteld. Vermijd emoties, lange teksten en onnodige ruis in een mail, dan gaat al heel snel de essentie verloren. Geef duidelijk aan wie actie moet ondernemen en wat de verwachting is. Denk daarbij aan ook het volgende te formuleren: – Wat is er al gedaan – Wat moet er nog gebeuren – Wat wordt er verwacht van de persoon in kwestie – Wanneer moet het af zijn? En in het geval van een door gestuurde mail, verwijder de tussenliggende e-mails die niet relevant zijn.
Geen discussie via e-mail / “een beller is sneller” Voorkom pingpong discussies in je mailbox. Een beller is echt sneller. En, kies je kanaal; sommige zaken zijn echt beter om via een ander communicatiekanaal te behandelen.
Maak afspraken over “BCC’s” BCC gebruiken onder collega’s is echt “not done”. Gebruik deze optie bijvoorbeeld alleen bij grote doelgroepen of indien het nodig is om de privacy te waarborgen. Wil je een collega op de hoogte houden, gebruik dan liever een CC hiervoor. Maar…
Stuur ‘CC’ alleen als het echt nodig is en ‘ter informatie’ Er wordt écht geen actie verwacht van de ontvanger als deze in de CC staat. Deze mails zou je 1x per dag/week moeten kunnen doorlezen zonder in de problemen te komen. Gebruik bij een grotere groep ontvangers eventueel de @vermelding (zonder spatie) om zeker te zijn dat deze ontvanger de actie opmerkt. De ontvanger staat dan niet meer in de CC, maar in het AAN-veld, want er is tenslotte een actie aan deze persoon gekoppeld.
Gebruik ‘Allen beantwoorden’ selectief Dit klinkt logisch, maar gebeurt nog te veel. In veel gevallen is het beter om alléén de verzender te beantwoorden. Zeker als je bedenkt dat een mail die je stuurt zich gemiddeld vervijfvoudigt! Dus om het aantal mail in de inbox te reduceren, gebruik je niet de “beantwoorden aan allen” functie. Zo houd je de mail relevant voor de ontvanger.
Doorsturen? Vertel wáárom! We krijgen best veel mails klakkeloos doorgestuurd. Een nieuwsbrief, een discussie etc. Als je dit doet, “gooi het niet over de schutting”, maar vertel wáárom dit mailtje interessant is voor de ontvanger en arceer eventueel de belangrijke punten.
En tot slot; Urgente mail bestaat niet! Een mail moet minstens die 24 uur kunnen blijven liggen voor er een reactie komt. En als het langer is, dan staat ten slotte je afwezigheid assistent aan. En bedenk ook; als je huis in brand staat, dan mail je toch ook de brandweer niet? Is er écht iets aan de hand, dan bel je. Punt.
