tips

1. Beantwoording: Geef binnen 24 uur een reactie
   Voorkom dat afzenders je gaan stalken met de vraag; “heb je mijn mail wel ontvangen?” Om die reden is het slim om een realistische reactietijd te hanteren. De ideale reactietijd is binnen 24 uur. Dit kan ook een simpele reactie zijn (binnen die 2 minuten) bijvoorbeeld “Ik heb je/uw mail gelezen. Ik heb het ingepland en kom er dan en dan op terug.” Soms kún je namelijk niet binnen die 24 uur een uitgebreide reactie geven op de mail omdat er uitzoekwerk of een bespreking aan voorafgaat. Het is in dat geval belangrijk om de afzender te laten weten dat je de mail gezien hebt en er op bepaalde termijn op terug gaat komen.
   
   
2. Maak afspraken over inschakelen afwezigheid assistent
   Doe dit voor externe en interne mail, en óók wanneer je maar één dag afwezig bent. Een vraag die ik vaak tegenkom; “Kan dit ook automatisch ingesteld worden?”
   Helaas is dit (nog) niet mogelijk om dit standaard in te stellen als je een vaste roostervrije dag hebt.
   
   
3. Gebruik een duidelijke onderwerpregel die aanzet tot actie;
   Start je onderwerpregel die al aangeeft wat er verwacht wordt van de ontvanger. Bijvoorbeeld:
   “Verzoek | …”
   “Ter goedkeuring | …..”
   “Ter info | ….”
   Een mail met een duidelijke onderwerpregel wordt eerder geopend, gelezen en behandeld!
   
   
4. Formuleer efficiënt en duidelijk
   Een goede zakelijke mail is het beste kort en bondig opgesteld. Vermijd emoties, lange teksten en onnodige ruis in een mail, dan gaat al heel snel de essentie verloren. Geef duidelijk aan wie actie moet ondernemen en wat de verwachting is. Denk daarbij aan ook het volgende te formuleren:
   – Wat is er al gedaan
   – Wat moet er nog gebeuren
   – Wat wordt er verwacht van de persoon in kwestie
   – Wanneer moet het af zijn?
   En in het geval van een door gestuurde mail, verwijder de tussenliggende e-mails die niet relevant zijn.
   
   
5. Geen discussie via e-mail / “een beller is sneller”
   Voorkom pingpong discussies in je mailbox. Een beller is echt sneller. En, kies je kanaal; sommige zaken zijn echt beter om via een ander communicatiekanaal te behandelen.
   
   
6. Maak afspraken over “BCC’s”
   BCC gebruiken onder collega’s is echt “not done”. Gebruik deze optie bijvoorbeeld alleen bij grote doelgroepen of indien het nodig is om de privacy te waarborgen. Wil je een collega op de hoogte houden, gebruik dan liever een CC hiervoor. Maar…
   
   
7. Stuur ‘CC’ alleen als het echt nodig is en ‘ter informatie’
   Er wordt écht geen actie verwacht van de ontvanger als deze in de CC staat. Deze mails zou je 1x per dag/week moeten kunnen doorlezen zonder in de problemen te komen. Gebruik bij een grotere groep ontvangers eventueel de @vermelding (zonder spatie) om zeker te zijn dat deze ontvanger de actie opmerkt. De ontvanger staat dan niet meer in de CC, maar in het AAN-veld, want er is tenslotte een actie aan deze persoon gekoppeld.
   
   
8. Gebruik ‘Allen beantwoorden’ selectief
   Dit klinkt logisch, maar gebeurt nog te veel. In veel gevallen is het beter om alléén de verzender te beantwoorden. Zeker als je bedenkt dat een mail die je stuurt zich gemiddeld vervijfvoudigt! Dus om het aantal mail in de inbox te reduceren, gebruik je niet de “beantwoorden aan allen” functie. Zo houd je de mail relevant voor de ontvanger.
   
   
9. Doorsturen? Vertel wáárom!
   We krijgen best veel mails klakkeloos doorgestuurd. Een nieuwsbrief, een discussie etc. Als je dit doet, “gooi het niet over de schutting”, maar vertel wáárom dit mailtje interessant is voor de ontvanger en arceer eventueel de belangrijke punten.
   
   
10. En tot slot; Urgente mail bestaat niet!
    Een mail moet minstens die 24 uur kunnen blijven liggen voor er een reactie komt. En als het langer is, dan staat ten slotte je afwezigheid assistent aan. En bedenk ook; als je huis in brand staat, dan mail je toch ook de brandweer niet?
    Is er écht iets aan de hand, dan bel je. Punt.

We willen allemaal slimmer werken. Meer doen in minder tijd. In mijn vorige column heb ik al een aantal concrete tips gegeven om meer ruimte in de agenda te creëren. Met de volgende tips zul je tijd besparen met e-mailen;

E-mail check;

Hoe vaak check jij je e-mail op een dag? Staat jouw mail de hele dag open terwijl je aan het werk bent? Fijn dat je alles binnen ziet komen, maar echt productief is het niet. Als je de mail gebruikt als actielijst kun je niet planningmatig en dus niet echt efficiënt werken. Hoe kan het beter? Check op een aantal vaste tijdstippen je mail, niet meer de hele dag door. Omdat de mail niet meer een afleiding is, kun je beter focussen. Het is ook handig om de pop-ups van de binnenkomende mails (tijdelijk) uit te zetten. Dit voorkomt dat je constant getriggerd wordt door een nieuw mailtje. Het is even wennen misschien, maar het werkt wel.

De 2-minutenregel;

Bedenk dat alles wat je binnen twee minuten kunt doen, je beter nu gelijk kunt doen in plaats van uit te stellen. Door een 2-minutentaak uit te stellen en op een actielijst te plaatsen, ben je meer tijd kwijt dan door het direct te doen.

Deze regel is heel goed toepasbaar bij het verwerken van bijvoorbeeld e-mail (tijdens de geplande mailmomenten) of post. Train jezelf om deze klusjes ook echt binnen twee minuten te doen, gebruik desnoods een timer. Door deze regel goed toe te passen leer je al snel welke mails wat meer aandacht (en dus tijd) nodig hebben, die je vervolgens inplant in je agenda. Zitten er mails bij die je direct kunt afhandelen? Dan hanteer je de 2-minutenregel!

Andere voorbeelden van 2-minutenacties;

• een document opzoeken;
• sommige telefoontjes;
• iets archiveren;
• een bestelling plaatsen.

De onderwerpregel;

Verstuur alleen e-mails met een duidelijke onderwerpregel. Mails met een duidelijke onderwerpregel bevatten genoeg informatie, zodat de ontvanger al weet wat er van hem gevraagd of verwacht wordt. Bovendien worden deze e-mails eerder en beter gelezen en dus sneller behandeld. Een goed opgestelde onderwerpregel van een e-mailbericht kan het verschil maken. Het levert veel duidelijkheid en overzicht op, ook voor de ontvangers. Dus.. hoe concreter hoe beter!

Mark Zuckerberg, oprichter van Facebook, heeft een bijzondere timemanagement filosofie. Want wat valt er op als je hem bekijkt op een foto… Juist, hij draagt altijd een grijs T-shirt. Dit is niet omdat hij een beroerde smaak heeft (over smaak valt niet te twisten), maar om niet dagelijks bezig te hoeven zijn met onbelangrijke beslissingen. Hoe minder tijd hij per dag besteed aan zijn kledingkeuze, hoe meer tijd hij overhoudt voor, in zijn geval, Facebook en de ontwikkeling ervan.

“I really want to clear my life so that I have to make as few decisions as possible about anything except how to best serve this community,” stelt hij tijdens een vragenronde van een vergadering bij Facebook in Silicon Valley.

Mark Zuckerberg is niet de enige, denk aan Steve Jobs in zijn zwarte coltrui. Deze timemanagement gedachte wordt ondersteund door een psychologisch onderzoek en de theorie dat zelfs het maken van kleine beslissingen in het dagelijks leven, energie kosten. Denk aan; kledingkeuze, ontbijtkeuze en hoe laat je naar je werk vertrekt.

Met andere woorden; gebruik je energie efficiënt! Creëer jouw eigen effectieve routines voor kleine onbeduidende dingen tot een vast patroon en je kunt veel tijd besparen. Je kunt dan je volledige aandacht richten op de zaken die er wel toe doen.

Hiermee heb ik je natuurlijk even op het verkeerde been gezet, want van tomaten word je echt Pomodoro Space4moreniet veel productiever. Van een methode die de “Pomodoro-techniek” wordt genoemd, echter wel. Dit  is een makkelijke methode om aan te leren, waarbij je gebruik maakt van een kookwekker om je tijd in blokjes te verdelen. De naam is zo ontstaan omdat de bedenker, Francesco Cirillo, een kookwekker gebruikte in de vorm van een tomaat.

De techniek bestaat uit de volgende stappen:

1. Besluit om te beginnen welke taak je op gaat pakken. Een grotere taak verdeel je eerst in kleinere subtaken die beter “behapbaar” zijn.
2. Stel dan de kookwekker in op 25 minuten. Werk in die 25 minuten geconcentreerd aan de taak totdat de wekker afgaat. Probeer je ondertussen niet te laten afleiden door mailtjes, collega’s of de telefoon.
3. Dan is het tijd voor een korte pauze van vijf minuten. Even ontspannen, koffie drinken, een frisse neus halen of gewoon even niets doen. Na de korte pauze zet je de wekker weer op 25 minuten en ga je weer geconcentreerd werken aan de taak.
4. Na 3 à 4 “Pomodoro’s” neem je een langere pauze van ongeveer 30 minuten. Dit proces herhaal je een aantal maal totdat de taak volbracht is.

En waarom werkt deze techniek nu echt?

We kunnen ons niet altijd even goed focussen, het gevaar van afleiding loert constant. Door externe prikkels of omdat we gewoon weinig geconcentreerd zijn. Onze concentratieboog is dan ook een op en neergaande curve. Iedere keer als je wordt gestoord, worden je hersenen als het ware even ‘gereset’ en moeten ze opnieuw ‘opstarten’. Het duurt elke keer een aantal minuten voordat je weer maximaal gefocust bent. De Pomodoro-techniek werkt met korte blokken en door het zetten van de wekker, heb je onbewust een betere motivatie en een hoger concentratievermogen. Ook door het tikkende geluid wordt je focus vergroot en kun je zo je takenlijst veel beter afwerken.

Start vandaag nog en ervaar meer focus!

Vind je het nog steeds lastig om prioriteiten te stellen? Vraag jezelf dan ‘MOET IK DIT NU DOEN?’ bij elke taak of mail die er binnenkomt.
Door deze vraag op vijf manieren te stellen, met de klemtoon steeds op een ander woord, ontleed je de vraag als het ware.
Wees kritisch met het beantwoorden van deze vraag. De conclusie kan zijn dat de taak niet bij jou hoeft te liggen of niet op dit moment uitgevoerd hoeft te worden.

Heb jij al een kikker gegeten vandaag? Dat klinkt niet heel smakelijk, nietwaar? Dit principe komt uit de Amerikaanse Timemanagement bestseller “Slik die kikker!” van Brian Tracy.

Het komt neer op het volgende: Als je in de ochtend als eerste een levende kikker doorslikt, is dat hoogstwaarschijnlijk het ergste wat je die dag zal overkomen. Met andere woorden; stel de meest vervelende taak niet uit, maar pak die als allereerste op. Dan heb je dat achter de rug en zal al het andere wat je nog te doen hebt alleen nog maar meevallen. Bovendien geeft het eten van die ‘kikker’ de grootste voldoening, juist omdat je er zo tegenop zag.

Probeer het maar eens! En dat kan dus gewoon zónder kikker…

In de dagelijkse werkzaamheden worden we vaak geconfronteerd met het stellen van prioriteiten. Welke taak is er nu belangrijker? En is de taak dringend of belangrijk? Dringende taken vragen direct om aandacht, maar zijn niet altijd even belangrijk. Belangrijke zaken hebben te maken met het behalen van resultaten en zijn niet altijd dringend. Deze taken blijven daarom ook nog wel eens liggen, zeker als het aanbod dringende taken groot is. Ik geef je drie tips om beter prioriteiten te kunnen stellen.

Door het maken van een planning van je werkzaamheden krijg je inzicht in de taken die er liggen. Maak hierbij een onderscheid tussen ‘dringende’ en ‘belangrijke’ taken of beide. De taken met het label ‘dringend én belangrijk’ krijgen de hoogste prioriteit. Daarna worden de belangrijke (niet dringende) taken opgepakt. Probeer de dringende (niet belangrijke) taken over te dragen aan anderen.
Als er zich op een gegeven moment een calamiteit voordoet, vraag je dan af hoe belangrijk of urgent de te nemen actie is. Misschien is het dan ook nodig om je planning aan te passen. Het is ook belangrijk om je dagelijkse planning niet helemaal vol te plannen, hierdoor houd je altijd tijd vrij voor ad hoc acties, ook als ze niet zo belangrijk zijn.

We mailen er de hele dag op los, privé  en vooral zakelijk. Het is een gangbaar communicatiemiddel geworden op de werkvloer. Sterker nog, we besteden maar liefst gemiddeld 30% van onze werkdag aan e-mail. Hoe meer e-mail je ontvangt hoe hoger de werkdruk ervaren wordt. Zeker omdat de inbox ongeveer 20-30 keer per dag wordt gecheckt.

Is er iets nieuws binnengekomen? Dan wordt dit vaak direct (deels) opgepakt of we laten de mail in de inbox staan omdat we eigenlijk niet zo goed weten wat we er op dat moment mee moeten. De mail is leidend voor de planning van onze werkdag. Je kunt je dus wel voorstellen hoe een gemiddelde werkdag van iemand eruit ziet die tussen de 50 en 100 e-mails per dag ontvangt. Een gangbaar aantal voor iemand met een kantoorbaan. Een volle inbox is niets anders dan een box vol uitgestelde beslissingen.

Wil jij ook minder mail ontvangen?

De eerste stap is om zelf heel kritisch te zijn met het versturen ervan. Je ontvangt namelijk 1,6 mails terug per verstuurde e-mail. Dit kan zelfs nog meer worden door veel cc te gebruiken of aan meerdere mensen tegelijk te mailen. Wat kun je verder nog doen om je mailstroom te reduceren?

• Vermijd discussies over de mail. Loop even bij je collega langs of pak de telefoon. Daarbij is een beller (bijna) altijd sneller!
• Stuur alleen cc ter informatie en als er echt geen actie van de ontvanger verwacht wordt. Over het algemeen worden deze cc-mails slecht gelezen, overspoel anderen er dus niet mee.
• Reageer niet te snel. Hiermee wordt een verwachtingspatroon gecreëerd dat er altijd direct een antwoord komt. Daarbij is het probleem vaak al opgelost op het moment dat je reageert.
• Hou op met de ‘fatsoensmailtjes’ zoals; “Bedankt. Fijne vakantie. Fijn weekend” etc. Bij zakelijke berichten is dit helemaal niet nodig. Twijfel je nog? Dan kun je altijd nog onderschrijven met “een reactie is niet nodig”.

Tot slot; Ga het gesprek aan met je mail-contacten en bespreek samen wat je verder nog kunt doen om de mail-tsunami te beperken.

Wil jij ook leren hoe je je mailbox beter kunt managen en bovendien meer gedaan kunt krijgen op een dag? Bekijk dan eens de mogelijkheden van een Outlook training.

Heb je last van een overvolle planning? Heb je behoefte aan meer invloed op je eigen werkzaamheden?

Uit onderzoek is gebleken dat 75% van de professionals aangeeft dat de efficiency binnen hun organisatie beter kan. Zelfs 80% van de medewerkers ervaart een te hoge werkdruk.

Stel je eens voor dat je niet meer wordt geleid door mails of documenten “waar je nog iets mee moet”. Dat je weer regie hebt over je tijd? Hoe fijn zou het zijn als je een ad hoc situatie kunt oplossen zonder paniek of chaos? Graag deel ik met jou vijf handige tips om meer grip te krijgen op je agenda.

Blok tijd in de agenda voor bijvoorbeeld lezen, archiveren en voor administratie. Dit kunnen wekelijks of maandelijks terugkerende afspraken zijn die op een door jou gekozen tijdstip staan.

Start op en sluit af

Start je dag met het maken van een planning. Open niet direct je mail, maar beslis wat de drie belangrijkste hoofdtaken zijn die moeten gebeuren die dag en zet deze in je agenda. Probeer zo gedisciplineerd mogelijk te werken aan de betreffende activiteit in de tijd die je hiervoor ingepland hebt.

Beëindig de werkdag met een terugblik; wat is er gedaan, wat is er blijven liggen? Maak voor de dag erna een planning bestaande uit de drie belangrijkste hoofdtaken die gedaan moeten worden, inclusief de activiteiten die zijn blijven liggen.

60/40 Regel

Houd je agenda “ademend”. Dat wil zeggen dat je alleen de zaken inplant waar je ook daadwerkelijk aan toe komt. Dit bestrijkt maximaal 60% van je dag. Dus 60% voor afspraken en acties en 40% voor overige zaken. Je houdt zo genoeg tijd over voor ad hoc zaken, voorbereiding en calamiteiten. Als je hier in je planning al rekening mee houdt, kun je zelfs al tijd over houden!

Vijf = tien

Plan reëel, denk je vijf minuten nodig te hebben voor een taak? Plan er tien!

Focus

Tot slot; stop met multitasken! Focus is de sleutel tot een verhoogde productiviteit.

Tijdens de training krijg ik vaak te horen; “Waar bewaar ik mijn gedachten en ideeën als ik onderweg ben?”

Want je herkent het misschien wel: je bent druk op het werk en ’s avonds schiet je dan ineens iets te binnen wat je had willen doen of iets wat je niet mag vergeten. Tja, en wáár laat je die gedachte dan? In je hoofd zorgt voor veel onrust en je kan het weer vergeten.

Daar is een hele eenvoudige oplossing voor: Braintoss!

“Toss your thoughts straight into your inbox”

Braintoss is een app waarmee je herinneringen aan jezelf kunt sturen. Op het moment dat je een idee, gedachte, of iets anders hebt, dat je niet wilt vergeten, dan open je het appje en heb je keuze uit 3 opties: Inspreken, typen of een foto maken. Braintoss stuurt dan een e-mail naar jezelf, zónder je e-mailprogramma te hoeven openen.

Zet het appje dus op een makkelijk bereikbare plek op je smartphone. En zo is Braintoss dus een hele handige tool voor alle ‘minddumps’ onderweg. Het werkt zowel voor iPhone als voor Android. De app is overigens niet gratis en kost ‘slechts’ € 2,29, maar is zeker de moeite waard!