tips

Timemanagement staat voor het procesmatig, effectief en efficiënt plannen en uitoefenen van activiteiten en taken met als doel de effectiviteit, efficiëntie en productiviteit te verhogen. Timemanagement helpt je dus om meer te doen in minder tijd.

In bepaalde productieberoepen kan dit heel efficiënt zijn. Maar tegenwoordig zijn we meer en meer kenniswerkers. En hoe meer lijstjes je af te werken hebt, hoe minder tijd er over blijft om na te denken of voor rustmomenten. En juist daar gaat het mis. Want creativiteit en inspiratie, de denkprocessen weer aan de gang krijgen, ontstaan juist in die momenten van rust.

We leven in een informatiemaatschappij. En we krijgen nogal wat informatie te verwerken…De Amerikaanse psycholoog George Miller schreef in 1956 een artikel: “The magical number seven, plus or minus two” (Psychological Review). Hierin toonde hij aan dat mensen in staat zijn om tussen de 5 en 9 eenheden aan informatie bewust kunnen verwerken. Dit houdt in dat bij de meeste mensen geldt; het korte termijn geheugen houden gemiddeld 7 elementen aan informatie vast.

Het gaat in het mis bij het gebruik van ons geheugen. We kunnen simpelweg niet alles onthouden of verwerken. Onze informatieconsumptie moeten we dan ook proberen zo effectief in te zetten en het aller belangrijkste, we zullen keuzes moeten maken….

Heerlijk, die welverdiende vakantie, maar bij terugkomst staat je een onaangename verrassing te wachten… je volle mailbox. Je wist dat je veel mail kreeg, maar je wordt keihard met je neus op de feiten gedrukt ná je vakantie.

Wég uitgerust gevoel.
Na het wegwerken van al die mails heb je bijna wéér vakantie nodig. En dat terwijl dat helemaal niet nodig is. Met een paar simpele stappen heb jij in No Time je mailbox weer piekfijn in orde.

1. Vóórdat je op vakantie gaat: Ruim op!

Het begint al voordat je op vakantie gaat. Zorg dat je helemaal bij bent met je mail (m.a.w. dat je inbox dus leeg is) vóór je op vakantie gaat. Dit kun je doen door:

• Acties te maken van mails die tot ná je vakantie kunnen wachten;
• of mails over te dragen aan een collega die nìet kunnen wachten

Werk je nog niet vanuit een lege inbox; maak dan een map ARCHIEF aan en sleep alle mails van vóór je vakantie daar in. Grote kans dat deze na je vakantie niet meer relevant zijn en geen urgente acties meer bevatten. Vaak weet je echt wel of er nog iets heel belangrijks tussen zit, en die mail pik je er zo weer tussen uit. De mails heb je om die reden ook niet verwijderd, je hebt ze alleen maar uit beeld gehaald.

2. Vóórdat je op vakantie gaat: Communiceer slim

Vermeld duidelijk in de afwezigheids-assistent dat je in de periode van je afwezigheid, je mail niet leest en dat deze ook niet door iemand anders opgepakt gaat worden.

En met het vriendelijke verzoek om de belangrijke zaken ná de vakantieperiode nog eens te mailen. Op die manier geef je op een subtiele en nette manier aan dat jij op korte termijn die persoon van dienst kunt zijn. En geef je de afzender de mogelijkheid om een andere oplossing te vinden.

3. Vóórdat je op vakantie gaat: Plan een blok

Plan ook voordat je weggaat, de eerste werkdag ná je vakantie vrij van vergaderingen en afspraken (of voor zover mogelijk). Dit kun je doen door bijvoorbeeld je automatische antwoorden bij afwezigheid één dag langer aan te laten. Zo denken velen dat je nog niet beschikbaar bent en heb je waarschijnlijk wat minder afspraken. Blok ook tijd in je agenda om weer “bij te raken”. Neem hier de tijd voor. Een half uurtje is waarschijnlijk niet genoeg. Zeker als je je weer even moet inlezen in de status van bepaalde projecten, heb je echt wel een blok van een aantal uur nodig.

4. Ná je vakantie: Verwijder ruis

Alle mails die nu binnengekomen zijn, zijn van tijdens je afwezigheid. Omdat het ongefilterd binnenkomt in je postvak in, zal hier waarschijnlijk ook nog veel “ruis” tussen staan. Onbelangrijke mails, zoals nieuwsbrieven, afwezigheidsmeldingen van collega’s etc, die je niet hoeft te bewaren. Haal deze mails er direct tussen uit en verwijder ze.

5. Ná je vakantie: Handel af binnen 2 minuten

Alle mails die je nu overhoudt zijn nog wel belangrijk of je moet er nog wat mee. Sorteer op groep of persoon (als je bij de mailbox onderaan begint heb je kans dat een collega er wat al van gezegd heeft en dan hoef jij misschien niet meer te reageren). Handel die mails die je direct en binnen 2 minuten kunt afhandelen direct af. Dit zijn echt alleen die mailtjes die je snel en direct kunt beantwoorden. Ruim die mails na het beantwoorden ook direct op in de juiste map, of verwijder ze als ze niet meer belangrijk zijn of kunnen worden.

6. Ná je vakantie: Verwerk tot acties

Nu rest er nog een groep mail die belangrijk is én waar je wat mee moet, en die je niet direct kunt afhandelen. Deze mail verwerk je op een effectieve manier door om te zetten tot een actie (eventueel mails die bij elkaar horen in één actie samenvoegen) in je agenda of als taak.

En bepaal heel duidelijk de Eerst Volgende Actie. Zorg dat deze actie:

• Heel duidelijk is wat je moet doen. Je moet in één keer zien wat er van je verwacht wordt.
• En een “hapklaar brokje” is. Grote taken schieten er meestal bij in, want deze zijn niet overzichtelijk.’

Laat de afzender ook even weten dát én wanneer je met deze mail aan de slag gaat. Dan word je daar ook niet meer over lastiggevallen.

Met deze zes simpele stappen kost het je niet weken om door je je mail heen te worstelen én direct weer het gevoel te hebben dat je wéér op vakantie moet.

Wil je echt altijd een opgeruimde mailbox? Dan doe je er goed aan om een training “Efficiënt met Outlook” te volgen alleen, of samen met je collega’s. In deze training leer je effectief je mail verwerken, hoe je werkt vanuit één slim systeem en hoe je meer overzicht krijgt op je activiteiten en planning.

Voor nu, een hele fijne vakantie toegewenst!

Als we veel te doen hebben, maken we ons vaak druk, en vooral in ons hoofd. We schakelen van het één naar het andere onderwerp en laten ons (af)leiden door onze gedachtes. Dat is dan ook stoorzender nummer één. Hoe kun je die gedachtes bedwingen en meer rust creëren? Door gebruik te maken van een goed systeem waar je je hoofd in kunt legen.

Velen van ons doen dit al, maar maken dan gebruik van meerdere systemen. Een soort ‘back up’ op je ‘back up’ als het ware. En dit werkt juist weer averechts. Want als je én lijstjes, taken in Outlook, post-its, en acties in notitieblokken noteert, ben je juist meer aan het zoeken naar je acties dan dat je ze kunt uitvoeren. Meerdere systemen gaan elkaar juist in de weg zitten en de kans dat je iets vergeet is alleen maar groter. Het moeten zoeken op meerdere plekken naar taken, acties en andere zaken geeft juist stress. 

Vertrouw dus op één systeem. Een goed “things to do today book” of je takenlijst/ agenda in Outlook zijn hier prima systemen voor.

Waarom lijstjes vaak niet werken:

1. Te lang – demotiverend. Je krijgt het niet af..
2. Er staan te grote zaken op à projecten. Vaag en onduidelijke acties.
3. Geen tijd. Je schat verkeerd in en krijgt halve zaken
4. Niet concreet. Niet duidelijk wat de actie is. Dit nodigt niet uit en blijft liggen.
5. Prioriteiten zijn niet helder.  Niet effectief. Denk aan de kwadranten!

Systemen bv. een goed “Things to do today boeken, Outlook.

Concreet maken – De sleutel tot succes is voor het écht uitvoeren van je acties. Het concreet maken doe je als volgt. Per actie bepaal je wanneer je deze gaat uitvoeren én hoeveel tijd je hiervoor wilt reserveren. En stel je een prioriteit aan je actie is de kans vele malen groter dat hij uitgevoerd gaat worden.

Hou rekening met Ad Hoc à Plan niet 8 uren vol, maar beperk het tot 5 tot 6 uur per dag en hou dus 2 tot 3 uur vrij voor onverwachte zaken. (60/40)

We zitten massaal thuis (alleen of met het hele gezin) door de coronacrisis én moeten ook nog werken. Niet iedereen is gewend om thuis te werken, maar nu worden we er ineens toe gedwongen. Met de vele rollen die we nu moeten vervullen als ouder, werknemer, juf of meester, lijkt een productieve werkdag onmogelijk.

Thuiswerken biedt heel veel flexibiliteit en vrijheid. Probeer je niet geheel vast te pinnen op de uren die je normaal op kantoor maakt, want de situatie en je omgeving is nu eenmaal anders. Misschien heb je ook wel kinderen thuis en dat zorgt voor de nodige onrust. Dus hoe zorg je er nu voor dat je tóch je werk af hebt én alle andere rollen goed vervult?

Hoe kun je ervoor zorgen dat je met thuiswerken toch nog super productief bent? Met deze tips kom je een eind op weg.

Houd je aan een routine
Dat wil zeggen, zorg voor een patroon in je dagen. Wij mensen zijn namelijk echt routine-dieren (ook al denk je zelf van niet). Hoe de samenstelling van je dag eruitziet, bepaalt in grote mate je productiviteit en energieniveau.

Dus sta op normale tijd op (ook zonder de reistijd). Kleed je aan alsof je een gewone werkdag hebt (niet de hele dag in een onesie rondlopen), en start op tijd. Deze routine zorgt ervoor dat je echt makkelijker aan het werk gaat. Dus hou je aan de routine die je ook zou doen als je wel gewoon naar kantoor zou gaan. Structuur in je dagen aanbrengen zorgt voor duidelijkheid, het zorgt ervoor dat je gemotiveerd blijft en dat de tijd veel sneller voorbijgaat!

Zorg voor een prettige werkomgeving
Het is namelijk een risico dat je niet in een werkritme komt als je niet in een echte “werkomgeving” zit. Richt hiervoor dus een plek in. Bij voorkeur in een andere ruimte, zodat je werk en privé weer kunt scheiden. Maar als dit geen optie is, dan volstaat de keukentafel uiteraard ook. Maar maak daar dan een (ergonomische) werkplek van.

Zorg er voor dat je geen afleidingen in beeld hebt zoals; een tv op de achtergrond of een volle wasmand, die nog gedaan moet worden.

Let daarbij ook op dat de middelen kloppen, heb je een goed scherm, een goede internet verbinding etc? En zorg ervoor dat je een goede werkhouding aanneemt.

Laat je niet afleiden
Dit is een van de allerbelangrijkste tips om productief te zijn, of je nu op kantoor zit of thuis. Je mail, de kinderen, telefoon, de nieuwsberichten zijn allemaal stoorzenders. En thuis is er nog een hele belangrijke stoorzender: huishoudelijke klussen. Dit zijn uitvluchten waar je op je werk minder mee te maken hebt. Even een wasje opvouwen tussendoor of de vaatwasser uitruimen is niets anders dan uitstelgedrag…

Om gedurende het thuiswerken niet in de verleiding te komen om constant andere dingen te doen, kun je het beste de stoorzenders elimineren:

• Zet email notificaties uit: verwerk op een aantal gekozen momenten (bijvoorbeeld 3 keer per dag) je e-mail. Je schakelt de verschillende meldingen voor e-mail (in Outlook) eenvoudig uit via de volgende stappen in het menu: BESTAND > OPTIES > E-MAIL > scrol naar ‘ONTVANGST VAN BERICHT’ > Vink alle opties uit > OK.
• Zet ook je telefoon op stil en zet alle meldingen uit. Het leidt enorm af als je ziet dat je nog gemiste appjes hebt bijvoorbeeld.
• Plan een blok in voor het nieuws,  zodat je dáár weer helemaal bij mee bent. (Dus niet de hele tijd tussendoor naar nieuwssites gaan).
• Ook de ruimte waar je zit kan hierbij helpen. Een aparte ruimte (als dit mogelijk is) zorgt ook voor een duidelijke grens tussen werk- en privémomenten. Met kinderen kun je afspreken dat ze deze ruimte bijvoorbeeld niet in mogen als jij aan het werk bent.
• Doe de huishoudelijke klussen in een pauze.

[Met kinderen] Maak duidelijke afspraken met je kinderen wanneer je wel en niet gestoord mag worden. Afhankelijk van de leeftijd van de kinderen kun je bepalen hoe lang dit is. Als je weet dat dit lastig is, dan kun je ook met je partner afspreken wie er de “beurt” heeft voor de kinderen. Zo kun je allebei een blok ongestoord werken.

Stel kaders
Werk en privé lopen nu veel makkelijker door elkaar heen, dus zorg ervoor dat je een werk/privé balans behoudt. Dit kan door heel duidelijke kaders te stellen. De uren zullen waarschijnlijk anders zijn dan op kantoor. In één stuk 8 uur werken zal waarschijnlijk meer versnipperd worden over de hele dag. 

Je hebt geen omgevingsdruk, minder vaste afspraken, geen bijklets-momenten met collega’s aan het koffiezetapparaat of de gezamenlijke lunchpauze. Gevaar is dat je de hele tijd zit te werken en weinig in beweging kom. Of je bent half aan het werk en half met de kinderen bezig.

Maak daarom werkblokken van bijvoorbeeld 2 uur waarin je geconcentreerd aan de slag gaat. Probeer jezelf voor elk blok een doel te stellen en dit dan ook te halen. Tussen de werkblokken plan je een korte pauze. Neem dan ook echt even pauze. Ga naar buiten voor een wandeling, doe een spelletje met de kinderen o.i.d.

 [Met kinderen] Spreek duidelijk af wanneer je er voor de kinderen bent. Wanneer is het “kindertijd”, “school- of werktijd”. Wat verwacht je van ze en wanneer moeten ze zichzelf even vermaken of kunnen ze met jou iets ondernemen? Maak hier duidelijke afspraken over met ze. Voor hen is deze structuur ook heel erg belangrijk.

Ben je met beide ouders thuis? Maak dan samen een plan. Stem met je partner af wie op welke momenten kan werken en wie er voor de kinderen is. 

Werk met een kompas in plaats van een klok
Allereerst is het belangrijk om duidelijk te weten wát je gaat doen en welke doelen behaald moeten worden. Maak hierover heldere afspraken met je leidinggevende.

Wat nu belangrijker is dan ooit: je gaat werken op basis van resultaat en niet op basis van je normale uren. Je hebt hierin zelf de verantwoordelijkheid om je tijd in te delen, die vrijheid is er nu. Zolang je het beoogde resultaat behaalt, maakt het dus in principe niet uit hoelang of wanneer je hiermee bent bezig geweest.

Wees hierin transparant naar je leidinggevende en houd je uren alsnog bij waar je deze aan besteed hebt. Dit geeft inzicht en duidelijkheid voor jezelf, maar ook voor je leidinggevende, mocht dat nodig zijn.

Maak een planning
De meest gemaakte fout bij het thuiswerken is dat je geen goede planning hebt.  Als je je dagplanning maakt plan je éérst grote taken, daarna de kleinere, minder grote (belangrijke) zaken. Het is bewezen dat het voltooien van een taak het geluks-stofje endorfine losmaakt in je hersenen, echter het probleem is het starten met die taak. Zeker als het een vervelende is. Uitstelgedrag is bij thuiswerken een grote valkuil, zeker als er ook nog allerlei afleidingen op de loer liggen.

Dus welke van alle taken pak je dan als eerste op?  Jawel, de meest vervelende taak. Ofwel slik die kikker!! Dit is de “Eat the Frog-methode”. (“Eat that Frog” is een management boek van auteur Brian Tracy). De gedachte is dat als een kikker doorslikken het ergste is wat je vandaag moet doen, je dit maar beter meteen doet. Dan ben je ervan af. Een ander geheugensteuntje is Denk aan DERK! (=Doe Eerst de Rot Klussen!!)

Door die taken éérst af te handelen, heb je dat vast achter de rug en hoef je die in ieder geval niet meer uit te stellen. Daarbij is het afronden van een “rot” klus dubbel zo bevredigend.

Zorg dat je alle acties die je wilt doen ook daadwerkelijk oppakt. Klein beginnen is hier een effectieve strategie, dus start eens drie taken die echt belangrijke zijn en die je echt moet doen. Alles wat je daarna nog meer kunt doen is mooi meegenomen.

[Met kinderen] Thuiswerken met kinderen maakt een werkdag van acht uur heel lastig. Dus dat je net zo productief zult zijn als anders, is een illusie; ‘Accepteer dat’. Wat helpt is om bij het starten in ieder geval één doel te omschrijven dat je die dag of in een blok wilt afronden.

Hou contact
En tot slot, nu je je huisgenoten meer dan ooit ziet, is het ook belangrijk om het contact met je collega’s en leidinggevende te blijven onderhouden. Niet alleen voor status updates, maar ook voor een praatje zo nu en dan.

We zitten tenslotte allemaal in dezelfde situatie. Als je weet wat er bij je collega’s speelt dan kun je daar ook weer makkelijker op anticiperen. Want, jij hebt het misschien zwaar met kinderen in combinatie met thuiswerken, een ander heeft juist alle ruimte en tijd door het gedwongen thuiszitten. Door transparant te zijn en te blijven communiceren, blijf je op de hoogte van elkaar en kun je elkaar af en toe even een helpende hand toesteken.

Want, uiteindelijk moeten we het toch samen doen, in deze corona-tijd.

Met het ‘hybride werken’ zijn er verschillende mogelijkheden wáár we kunnen werken; op kantoor, thuis, of elders. Bij veel bedrijven zijn de agenda’s opengesteld voor elkaar en dan is het natuurlijk heel handig om aan je collega’s te laten weten of je beschikbaar bent of niet. Of dat je vanuit huis werkt. Iets wat natuurlijk nu nog heel veel gebeurt, maar hoe zit dan in de toekomst? Dan heb je misschien meer afwisselende dagen tussen je thuiswerkplek of op kantoor.

Wist je dat je dit heel makkelijk in je Outlook agenda kunt aangeven?
Als je een Outlook-agenda afspraak opent dan zie je boven in het lint het blokje WEERGEVEN ALS. Wellicht had je het weleens gezien, maar wanneer gebruik je welke status?

Bij het aanmaken voor een nieuw agenda item, kun je kiezen voor verschillende opties:

Beschikbaar (Free): Deze optie geeft aan dat je wel iets in je agenda hebt staan, maar dat je toch “vrij” bent voor andere zaken. Dit gebruik je bijvoorbeeld voor een deadline voor jezelf, een reminder of vakantie van collega.

Voorlopig bezet (Tentative): Deze kun je gebruiken om een afspraak in optie te plaatsen. Je agenda wordt voorlopig bezet met een blauwwit-gestreepte rand. Dit zie je in de agenda als je een afspraak nog niet of voorlopig geaccepteerd hebt. Ook geef je hiermee aan dat deze afspraak in overleg te verplaatsen is.

Werkt Ergens anders (Working Elsewehere): Betekent dat je niet op kantoor beschikbaar bent, dus ergens anders zoals op een afspraak of thuiswerkend. Deze optie is dus juist in deze tijd een status die je veel kunt gebruiken! En hiermee kunnen juist de online afspraken wel gepland worden én doorgang vinden.

Bezet (Busy): Betekent dat je bezet bent en niet beschikbaar voor iets anders. Het balkje aan de zijkant is helemaal gekleurd.

Niet aanwezig (Out of Office): Je bent vrij. Je hebt bijvoorbeeld een privé-afspraak, een vrije dag of vakantie.

Bij het aanmaken van een nieuw agenda-item staat deze standaard op ‘BEZET’. Je kunt dit ook naderhand per afspraak of per reeks aanpassen.

Het handige van de status is dat je meer duidelijkheid geeft in  je agenda en je hiermee echt aangeeft wat onderhandelbaar is of waar nog ruimte is. Dat maakt het afstemmen met collega’s uiteindelijk ook gemakkelijker. Nog een voordeel; MS Teams neemt deze status ook over!

Wil je ook meer ruimte in je agenda? Dan doe je er goed aan om een training “Efficiënt met Outlook” te volgen. Alleen, of samen met je collega’s. In deze training leer je effectief je mail verwerken, hoe je werkt vanuit één slim systeem en hoe je meer overzicht krijgt op je activiteiten en planning.