Met het ‘hybride werken’ zijn er verschillende mogelijkheden wáár we kunnen werken; op kantoor, thuis, of elders. Bij veel bedrijven zijn de agenda’s opengesteld voor elkaar en dan is het natuurlijk heel handig om aan je collega’s te laten weten of je beschikbaar bent of niet. Of dat je vanuit huis werkt. Iets wat natuurlijk nu nog heel veel gebeurt, maar hoe zit dan in de toekomst? Dan heb je misschien meer afwisselende dagen tussen je thuiswerkplek of op kantoor.
Wist je dat je dit heel makkelijk in je Outlook agenda kunt aangeven?
Als je een Outlook-agenda afspraak opent dan zie je boven in het lint het blokje WEERGEVEN ALS. Wellicht had je het weleens gezien, maar wanneer gebruik je welke status?
Bij het aanmaken voor een nieuw agenda item, kun je kiezen voor verschillende opties:
Beschikbaar (Free): Deze optie geeft aan dat je wel iets in je agenda hebt staan, maar dat je toch “vrij” bent voor andere zaken. Dit gebruik je bijvoorbeeld voor een deadline voor jezelf, een reminder of vakantie van collega.
Voorlopig bezet (Tentative): Deze kun je gebruiken om een afspraak in optie te plaatsen. Je agenda wordt voorlopig bezet met een blauwwit-gestreepte rand. Dit zie je in de agenda als je een afspraak nog niet of voorlopig geaccepteerd hebt. Ook geef je hiermee aan dat deze afspraak in overleg te verplaatsen is.
Werkt Ergens anders (Working Elsewehere): Betekent dat je niet op kantoor beschikbaar bent, dus ergens anders zoals op een afspraak of thuiswerkend. Deze optie is dus juist in deze tijd een status die je veel kunt gebruiken! En hiermee kunnen juist de online afspraken wel gepland worden én doorgang vinden.
Bezet (Busy): Betekent dat je bezet bent en niet beschikbaar voor iets anders. Het balkje aan de zijkant is helemaal gekleurd.
Niet aanwezig (Out of Office): Je bent vrij. Je hebt bijvoorbeeld een privé-afspraak, een vrije dag of vakantie.
Bij het aanmaken van een nieuw agenda-item staat deze standaard op ‘BEZET’. Je kunt dit ook naderhand per afspraak of per reeks aanpassen.
Het handige van de status is dat je meer duidelijkheid geeft in je agenda en je hiermee echt aangeeft wat onderhandelbaar is of waar nog ruimte is. Dat maakt het afstemmen met collega’s uiteindelijk ook gemakkelijker. Nog een voordeel; MS Teams neemt deze status ook over!
Wil je ook meer ruimte in je agenda? Dan doe je er goed aan om een training “Efficiënt met Outlook” te volgen. Alleen, of samen met je collega’s. In deze training leer je effectief je mail verwerken, hoe je werkt vanuit één slim systeem en hoe je meer overzicht krijgt op je activiteiten en planning.
