Als we veel te doen hebben, maken we ons vaak druk, en vooral in ons hoofd. We schakelen van het één naar het andere onderwerp en laten ons (af)leiden door onze gedachtes. Dat is dan ook stoorzender nummer één. Hoe kun je die gedachtes bedwingen en meer rust creëren? Door gebruik te maken van een goed systeem waar je je hoofd in kunt legen.
Velen van ons doen dit al, maar maken dan gebruik van meerdere systemen. Een soort ‘back up’ op je ‘back up’ als het ware. En dit werkt juist weer averechts. Want als je én lijstjes, taken in Outlook, post-its, en acties in notitieblokken noteert, ben je juist meer aan het zoeken naar je acties dan dat je ze kunt uitvoeren. Meerdere systemen gaan elkaar juist in de weg zitten en de kans dat je iets vergeet is alleen maar groter. Het moeten zoeken op meerdere plekken naar taken, acties en andere zaken geeft juist stress.
Vertrouw dus op één systeem. Een goed “things to do today book” of je takenlijst/ agenda in Outlook zijn hier prima systemen voor.
Waarom lijstjes vaak niet werken:
- Te lang – demotiverend. Je krijgt het niet af..
- Er staan te grote zaken op à projecten. Vaag en onduidelijke acties.
- Geen tijd. Je schat verkeerd in en krijgt halve zaken
- Niet concreet. Niet duidelijk wat de actie is. Dit nodigt niet uit en blijft liggen.
- Prioriteiten zijn niet helder. Niet effectief. Denk aan de kwadranten!
Systemen bv. een goed “Things to do today boeken, Outlook.
Concreet maken – De sleutel tot succes is voor het écht uitvoeren van je acties. Het concreet maken doe je als volgt. Per actie bepaal je wanneer je deze gaat uitvoeren én hoeveel tijd je hiervoor wilt reserveren. En stel je een prioriteit aan je actie is de kans vele malen groter dat hij uitgevoerd gaat worden.
Hou rekening met Ad Hoc à Plan niet 8 uren vol, maar beperk het tot 5 tot 6 uur per dag en hou dus 2 tot 3 uur vrij voor onverwachte zaken. (60/40)
