We willen allemaal slimmer werken. Meer doen in minder tijd. In mijn vorige column heb ik al een aantal concrete tips gegeven om meer ruimte in de agenda te creëren. Met de volgende tips zul je tijd besparen met e-mailen;
E-mail check;
Hoe vaak check jij je e-mail op een dag? Staat jouw mail de hele dag open terwijl je aan het werk bent? Fijn dat je alles binnen ziet komen, maar echt productief is het niet. Als je de mail gebruikt als actielijst kun je niet planningmatig en dus niet echt efficiënt werken. Hoe kan het beter? Check op een aantal vaste tijdstippen je mail, niet meer de hele dag door. Omdat de mail niet meer een afleiding is, kun je beter focussen. Het is ook handig om de pop-ups van de binnenkomende mails (tijdelijk) uit te zetten. Dit voorkomt dat je constant getriggerd wordt door een nieuw mailtje. Het is even wennen misschien, maar het werkt wel.
De 2-minutenregel;
Bedenk dat alles wat je binnen twee minuten kunt doen, je beter nu gelijk kunt doen in plaats van uit te stellen. Door een 2-minutentaak uit te stellen en op een actielijst te plaatsen, ben je meer tijd kwijt dan door het direct te doen.
Deze regel is heel goed toepasbaar bij het verwerken van bijvoorbeeld e-mail (tijdens de geplande mailmomenten) of post. Train jezelf om deze klusjes ook echt binnen twee minuten te doen, gebruik desnoods een timer. Door deze regel goed toe te passen leer je al snel welke mails wat meer aandacht (en dus tijd) nodig hebben, die je vervolgens inplant in je agenda. Zitten er mails bij die je direct kunt afhandelen? Dan hanteer je de 2-minutenregel!
Andere voorbeelden van 2-minutenacties;
- een document opzoeken;
- sommige telefoontjes;
- iets archiveren;
- een bestelling plaatsen.
De onderwerpregel;
Verstuur alleen e-mails met een duidelijke onderwerpregel. Mails met een duidelijke onderwerpregel bevatten genoeg informatie, zodat de ontvanger al weet wat er van hem gevraagd of verwacht wordt. Bovendien worden deze e-mails eerder en beter gelezen en dus sneller behandeld. Een goed opgestelde onderwerpregel van een e-mailbericht kan het verschil maken. Het levert veel duidelijkheid en overzicht op, ook voor de ontvangers. Dus.. hoe concreter hoe beter!
