We mailen er de hele dag op los, privé en vooral zakelijk. Het is een gangbaar communicatiemiddel geworden op de werkvloer. Sterker nog, we besteden maar liefst gemiddeld 30% van onze werkdag aan e-mail. Hoe meer e-mail je ontvangt hoe hoger de werkdruk ervaren wordt. Zeker omdat de inbox ongeveer 20-30 keer per dag wordt gecheckt.
Is er iets nieuws binnengekomen? Dan wordt dit vaak direct (deels) opgepakt of we laten de mail in de inbox staan omdat we eigenlijk niet zo goed weten wat we er op dat moment mee moeten. De mail is leidend voor de planning van onze werkdag. Je kunt je dus wel voorstellen hoe een gemiddelde werkdag van iemand eruit ziet die tussen de 50 en 100 e-mails per dag ontvangt. Een gangbaar aantal voor iemand met een kantoorbaan. Een volle inbox is niets anders dan een box vol uitgestelde beslissingen.
Wil jij ook minder mail ontvangen?
De eerste stap is om zelf heel kritisch te zijn met het versturen ervan. Je ontvangt namelijk 1,6 mails terug per verstuurde e-mail. Dit kan zelfs nog meer worden door veel cc te gebruiken of aan meerdere mensen tegelijk te mailen. Wat kun je verder nog doen om je mailstroom te reduceren?
- Vermijd discussies over de mail. Loop even bij je collega langs of pak de telefoon. Daarbij is een beller (bijna) altijd sneller!
- Stuur alleen cc ter informatie en als er echt geen actie van de ontvanger verwacht wordt. Over het algemeen worden deze cc-mails slecht gelezen, overspoel anderen er dus niet mee.
- Reageer niet te snel. Hiermee wordt een verwachtingspatroon gecreëerd dat er altijd direct een antwoord komt. Daarbij is het probleem vaak al opgelost op het moment dat je reageert.
- Hou op met de ‘fatsoensmailtjes’ zoals; “Bedankt. Fijne vakantie. Fijn weekend” etc. Bij zakelijke berichten is dit helemaal niet nodig. Twijfel je nog? Dan kun je altijd nog onderschrijven met “een reactie is niet nodig”.
Tot slot; Ga het gesprek aan met je mail-contacten en bespreek samen wat je verder nog kunt doen om de mail-tsunami te beperken.
Wil jij ook leren hoe je je mailbox beter kunt managen en bovendien meer gedaan kunt krijgen op een dag? Bekijk dan eens de mogelijkheden van een Outlook training.
