Heerlijk, die welverdiende vakantie, maar bij terugkomst staat je een onaangename verrassing te wachten… je volle mailbox. Je wist dat je veel mail kreeg, maar je wordt keihard met je neus op de feiten gedrukt ná je vakantie.
Wég uitgerust gevoel.
Na het wegwerken van al die mails heb je bijna wéér vakantie nodig. En dat terwijl dat helemaal niet nodig is. Met een paar simpele stappen heb jij in No Time je mailbox weer piekfijn in orde.
1. Vóórdat je op vakantie gaat: Ruim op!
Het begint al voordat je op vakantie gaat. Zorg dat je helemaal bij bent met je mail (m.a.w. dat je inbox dus leeg is) vóór je op vakantie gaat. Dit kun je doen door:
- Acties te maken van mails die tot ná je vakantie kunnen wachten;
- of mails over te dragen aan een collega die nìet kunnen wachten
Werk je nog niet vanuit een lege inbox; maak dan een map ARCHIEF aan en sleep alle mails van vóór je vakantie daar in. Grote kans dat deze na je vakantie niet meer relevant zijn en geen urgente acties meer bevatten. Vaak weet je echt wel of er nog iets heel belangrijks tussen zit, en die mail pik je er zo weer tussen uit. De mails heb je om die reden ook niet verwijderd, je hebt ze alleen maar uit beeld gehaald.
2. Vóórdat je op vakantie gaat: Communiceer slim
Vermeld duidelijk in de afwezigheids-assistent dat je in de periode van je afwezigheid, je mail niet leest en dat deze ook niet door iemand anders opgepakt gaat worden.
En met het vriendelijke verzoek om de belangrijke zaken ná de vakantieperiode nog eens te mailen. Op die manier geef je op een subtiele en nette manier aan dat jij op korte termijn die persoon van dienst kunt zijn. En geef je de afzender de mogelijkheid om een andere oplossing te vinden.
3. Vóórdat je op vakantie gaat: Plan een blok
Plan ook voordat je weggaat, de eerste werkdag ná je vakantie vrij van vergaderingen en afspraken (of voor zover mogelijk). Dit kun je doen door bijvoorbeeld je automatische antwoorden bij afwezigheid één dag langer aan te laten. Zo denken velen dat je nog niet beschikbaar bent en heb je waarschijnlijk wat minder afspraken. Blok ook tijd in je agenda om weer “bij te raken”. Neem hier de tijd voor. Een half uurtje is waarschijnlijk niet genoeg. Zeker als je je weer even moet inlezen in de status van bepaalde projecten, heb je echt wel een blok van een aantal uur nodig.
4. Ná je vakantie: Verwijder ruis
Alle mails die nu binnengekomen zijn, zijn van tijdens je afwezigheid. Omdat het ongefilterd binnenkomt in je postvak in, zal hier waarschijnlijk ook nog veel “ruis” tussen staan. Onbelangrijke mails, zoals nieuwsbrieven, afwezigheidsmeldingen van collega’s etc, die je niet hoeft te bewaren. Haal deze mails er direct tussen uit en verwijder ze.
TIP: Groepeer eerst op gesprek! Door selecties te maken op bijvoorbeeld “onderwerp” of gesprek kun je op deze manier hele gesprekken in één keer verwijderen.
Kies ook eens voor de selectie “pictogram:
Hiermee selecteer je op “soort” en kun je in één keer alle agendaverzoeken etc. verwerken.
5. Ná je vakantie: Handel af binnen 2 minuten
Alle mails die je nu overhoudt zijn nog wel belangrijk of je moet er nog wat mee. Sorteer op groep of persoon (als je bij de mailbox onderaan begint heb je kans dat een collega er wat al van gezegd heeft en dan hoef jij misschien niet meer te reageren). Handel die mails die je direct en binnen 2 minuten kunt afhandelen direct af. Dit zijn echt alleen die mailtjes die je snel en direct kunt beantwoorden. Ruim die mails na het beantwoorden ook direct op in de juiste map, of verwijder ze als ze niet meer belangrijk zijn of kunnen worden.
6. Ná je vakantie: Verwerk tot acties
Nu rest er nog een groep mail die belangrijk is én waar je wat mee moet, en die je niet direct kunt afhandelen. Deze mail verwerk je op een effectieve manier door om te zetten tot een actie (eventueel mails die bij elkaar horen in één actie samenvoegen) in je agenda of als taak.
En bepaal heel duidelijk de Eerst Volgende Actie. Zorg dat deze actie:
- Heel duidelijk is wat je moet doen. Je moet in één keer zien wat er van je verwacht wordt.
- En een “hapklaar brokje” is. Grote taken schieten er meestal bij in, want deze zijn niet overzichtelijk.’
Laat de afzender ook even weten dát én wanneer je met deze mail aan de slag gaat. Dan word je daar ook niet meer over lastiggevallen.
Met deze zes simpele stappen kost het je niet weken om door je je mail heen te worstelen én direct weer het gevoel te hebben dat je wéér op vakantie moet.
Wil je echt altijd een opgeruimde mailbox? Dan doe je er goed aan om een training “Efficiënt met Outlook” te volgen alleen, of samen met je collega’s. In deze training leer je effectief je mail verwerken, hoe je werkt vanuit één slim systeem en hoe je meer overzicht krijgt op je activiteiten en planning.
Voor nu, een hele fijne vakantie toegewenst!